Goed aanbesteden is belangrijk voor overheden én ondernemers. Overheden willen een product van goede kwaliteit voor een eerlijke prijs en ze willen belastinggeld verstandig besteden. Voor ondernemers leveren aanbestedingen kansen op om hun bedrijf te laten groeien. Maar goed aanbesteden is makkelijker gezegd dan gedaan. De belangrijkste eerste stap is om je goed te verdiepen in de opdracht.
Wat vraagt de andere partij precies? Snap je wat er in de – vaak ingewikkeld opgestelde – documenten is opgeschreven? Aanbesteden is een ingewikkeld proces. Overheden en andere aanbestedende partijen willen zo zorgvuldig mogelijk werken. Dat conflicteert nog wel eens met de wens van ondernemers om transparante en overzichtelijke biedingen te kunnen doen. Beide partijen hebben daarom de opdracht om beter samen te werken. De aanbesteders door minder complexe documenten met veel juridisch jargon en bijlagen op te stellen. Maar als ondernemer moet je ook zelf aan de bak. Bereid je goed voor! Ga op tijd het gesprek aan over de doelstelling en criteria van de gunning. Is het antwoord onbevredigend? Vraag dan om verduidelijking. Want besef ook: berusten in een antwoord staat gelijk aan juridisch accepteren.
In de handreiking ‘Betere communicatie bij aanbestedingen’ van Bouwend Nederland lees je meer over deze en andere tips.
Een goede dialoog voorkomt knelpunten, zoals hoge tenderkosten, inschrijvingen die niet aansluiten bij de vraag en gebrek aan kennis van wat de markt te bieden heeft, bijvoorbeeld op het gebied van innovatieve en duurzame oplossingen.
Bezoek een bijeenkomst
Een praktische manier om in gesprek te komen met een aanbestedende dienst of overheid is het bezoeken van een landelijke of regionale bijeenkomst. Tijdens zo’n bijeenkomst kun je meedoen aan workshops over thema’s die aan bod kunnen komen tijdens een aanbesteding, zoals circulair aanbesteden of social return on investment. Kijk eens in de Agenda van Beter Aanbesteden of er bij jou in de buurt zo’n bijeenkomst wordt gehouden.
Laat je inspireren
In februari 2022 won Fith een grote aanbesteding van Rijksoverheid voor het verbeteren van kwaliteit van re-integratietrajecten en het vergroten van het aantal duurzame plaatsingen. Hoe hebben ze dit gedaan? Op Pianoo.nl licht Marieke van der Aa, categoriemanager Duurzame Inzetbaarheid, toe waarom deze inzending zo aansprak tussen alle andere: ‘Fith onderscheidde zich onder andere door een warm-zakelijke aanpak waarin de mens centraal staat. De wijze waarop Fith de match tussen kandidaat en adviseur tot stand brengt, de manier waarop de kandidaat wordt gemotiveerd, en de wijze waarop Fith omgaat met mogelijke veranderingen in de situatie van een kandidaat gedurende het traject, sluiten zeer goed aan bij onze behoefte.’
Lees hier meer over deze aanbesteding.
Beginnen met aanbesteden?
Als je net begint met aanbesteden, kan het lastig zijn om te weten waar je moet beginnen. Daarom heeft TenderNed een handig instructiefilmpje gemaakt waarin je direct ziet wat er precies van je wordt verwacht bij het inschrijven op een aanbesteding:Inschrijven op een aanbesteding.
Waarschijnlijk komen tijdens het aanbestedingsproces ook termen voorbij die je nog niet kent. Deze begrippenlijst van Nevi, het kennisnetwerk voor inkoop, contract- en supply management, kan hierbij een handige tool zijn. Zo lees je er bijvoorbeeld wat een Enkelvoudig onderhandse procedure is.
Daarnaast is het aan te raden om je goed in te lezen in het inkoopproces. Expertisecentrum aanbesteden PIANOo heeft verschillende handreikingen gepubliceerd waarin je kunt lezen hoe bepaalde procedures werken. Denk bijvoorbeeld aan de handreiking Klachtafhandeling bij aanbesteden.
