Werknemers zijn ontzettend waardevol voor je bedrijf en je wilt goed voor ze zorgen. Maar het kan zijn dat een werknemer onverhoopt langdurig ziek wordt. Dit brengt een hoop gedoe, regelwerk én kosten met zich mee voor jou als werkgever. Daarom is het fijn om de basis goed geregeld te hebben, zodat je er samen beter van wordt. Daarvoor ben je hier op de juiste plek!
Ga snel naar:
- Hoeveel moet ik mijn werknemer betalen bij ziekte?
- Mijn werknemer is ziek. Wat nu?
- Wet verbetering poortwachter
- Hoe werkt een plan van aanpak?
- Wat is een no-riskpolis?
- Ziek uit dienst
- Hoe ga je om met psychisch verzuim?
- Verzuimverzekeringen
Hoeveel moet ik mijn werknemer betalen bij ziekte?
Zowel werkgevers als werknemers hebben baat bij een effectieve aanpak van het ziekteverzuim. Daarom wordt van beiden verwacht dat zij zich actief inspannen voor de re-integratie. Als werkgever ben je verplicht om een langdurig zieke werknemer twee jaar lang minstens 70% van het laatstverdiende loon door te betalen.
Met deze scan krijg jij inzicht in de kosten bij verzuim en de verschillende verzekeringsopties.
Het bedrag dat uit de scan komt is een inschatting. Exacte kosten van een zieke medewerker zijn afhankelijk van jouw situatie, denk aan de cao of het arbeidscontract, het aantal uren dat de werknemer normaal gesproken werkt en het gemak waarmee je een vervanger vindt.
Mijn werknemer is ziek. Wat nu?
Wanneer een werknemer ziek wordt, moet je als werkgever snel stappen ondernemen. In de Wet verbetering poortwachter is vastgelegd hoe je samen met de werknemer en de arbodienst kunt werken aan herstel. Daar komen heel wat verplichtingen bij kijken. Kun je als werkgever niet aantonen dat je hieraan hebt voldaan? Dan loop je het risico dat je het loon van de zieke werknemer langer moet doorbetalen.
Wet verbetering poortwachter
Spoor 1
Regels rondom loondoorbetaling bij ziekte en re-integratie zijn vastgelegd in de Wet Verbetering Poortwachter. Volgens deze wet zijn werknemers minimaal twee jaar verantwoordelijk voor de re-integratie in het geval van een zieke werknemer (als het dienstverband niet eerder afloopt). De wet verlangt dat de werkgever en werknemer zich samen met de arbodienst en bedrijfsarts inspannen om de werknemer zo snel weer aan het werk te laten gaan. Dit begint al in de eerste week waarin de werknemer ziek is.
Volgens de Wet Verbetering Poortwachter moet er eerst gekeken worden of een werknemer kan terugkeren in de huidige functie of eventueel in een andere functie binnen hetzelfde bedrijf. Dit heet spoor 1 of het 1e spoor.
Onder re-integratie in spoor 1 vallen alle activiteiten gericht op werkhervatting binnen de eigen organisatie. Daarbij wordt van de werkgever verwacht dat hij alles doet wat redelijkerwijs mogelijk is om de werknemer in passend werk te kunnen herplaatsen. In het kader van deze verplichting is er een re-integratievolgorde. Deze volgorde is volgens de Werkwijzer Poortwachter:
- Terugkeer in eigen werk
- Terugkeer in aangepast eigen werk
- Terugkeer in (aangepast) ander werk
Hoewel een werkgever niet verplicht is om een arbeidsdeskundige (AD) in te schakelen, is het meestal wél raadzaam om dit te doen. Een AD is namelijk opgeleid en getraind in het wegen van belasting en belastbaarheid en kan (aan de hand van een door een bedrijfsarts opgesteld inzetbaarheidsadvies) onderzoeken of terugkeer naar werk bij de eigen werkgever mogelijk is.
Om geen re-integratiekansen te missen is het belangrijk om op tijd te starten. Ook moeten het onderzoek en de bevindingen nauwkeurig worden vastgelegd in een rapportage. Na indiening van de WIA-aanvraag zal UWV namelijk toetsen of de werkgever voldoende aan re-integratie heeft gedaan.
Mocht UWV tot de conclusie komen dat er kansen zijn gemist, bijvoorbeeld omdat het onderzoek niet adequaat of te laat is uitgevoerd, dan kan UWV een loonsanctie voor de duur van maximaal één jaar opleggen.
Loonsanctie
Na 2 jaar doet het UWV een Poortwachtertoets. Met deze toets beoordeelt het UWV of de werkgever voldoende heeft gedaan om zijn werknemer te laten re-integreren. Als het UWV tot de conclusie komt dat er onvoldoende re-integratie-inspanningen zijn geleverd – bijvoorbeeld omdat er kansen bij de eigen werkgever (spoor 1) zijn gemist of als er niet, te laat of verkeerd is gezocht naar mogelijkheden bij een andere werkgever (spoor 2) – dan kan UWV een loonsanctie opleggen.
Als de werkgever een MKB Verzuim-ontzorgverzekering heeft en zich aan de voorwaarden heeft gehouden, dan betalen verzekeraars deze loonsanctie. De verzekeraars die het product aanbieden hebben elk hun eigen productvoorwaarden, maar deze voldoen allemaal dezelfde basisvoorwaarden. Dat is door een onafhankelijke commissie getoetst.
Lees hier meer over loonsanctie.
Spoor 2
Wanneer is spoor 2 of het 2e spoor aan de orde? Zodra duidelijk wordt dat er geen zicht (meer) bestaat op een structurele hervatting binnen de eigen organisatie, moet er een tweede-spoortraject worden gestart om de hervattingskansen van de arbeidsongeschikte werknemer zo veel mogelijk te vergroten. Een tweede-spoortraject moet uiterlijk binnen 6 weken na de Eerstejaarsevaluatie (in de 52e week van arbeidsongeschiktheid) worden gestart.
Lees hier meer over hoe spoor 2 eruit ziet.
Inspanningen van de werkgever en werknemer bij langdurige ziekte
Vanaf het moment dat een werknemer zich ziek heeft gemeld, begint de verantwoordelijkheid voor de verzuimbegeleiding. De eerste weken kan het nog zijn dat de werknemer weer beter wordt. Is er na zes weken nog geen zicht op herstel? Dan stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op. Twee weken later stelt de werkgever samen met de werknemer een plan van aanpak op en begint het traject.
Van jou als werkgever wordt verwacht dat je gedurende de looptijd van de ziekte de re-integratiemogelijkheden blijft evalueren en bijstellen. Zo is het belangrijk om een re-integratieverslag op te stellen.
De inspanningen voor het eerste jaar in het kort:
- 1e week: de werknemer moet na de eerste ziektedag worden gemeld bij de bedrijfsarts of arbodienst.
- 6e week: bij dreigend langdurig verzuim moet de bedrijfsarts of arbodienst uiterlijk na zes weken een probleemanalyse maken. Waarom kan de werknemer niet werken, wat zijn de mogelijkheden tot herstel en wanneer kan hij het werk weer hervatten?
- 8e week: binnen acht weken stelt de werkgever samen met de werknemer een Plan van Aanpak (PvA) op als onderdeel van het re-integratiedossier.
- Langdurig verzuim: als er langdurig verzuim dreigt houdt de werkgever een re-integratiedossier bij waarin staat wat het verloop van de ziekte is en welke activiteiten ondernomen zijn om de werknemer weer aan het werk te krijgen.
- Elke zes weken: de werkgever moet de voortgang elke zes weken met de werknemer bespreken.
- 42e week: de werkgever moet de werknemer ziek melden bij het UWV.
De inspanningen voor het tweede jaar in het kort:
- Tussen week 46 en 52: als de werknemer langdurig ziek blijft, vindt een eerstejaarsevaluatie plaats. Werkgever en werknemer evalueren samen het eerste ziektejaar en stellen vast wat ze in het tweede ziektejaar gaan doen.
- 80e week: als de werknemer na 20 maanden nog niet volledig werkt, stellen de werkgever en werknemer samen een re-integratieverslag op met daarin de gemaakte afspraken en concrete resultaten.
- 87e week: als de werknemer nog steeds niet volledig aan het werk is, ontvangt de werknemer een WIA-formulier van het UWV. Het UWV beoordeelt vervolgens het re-integratieverslag en voert een WIA-keuring uit. Als een werknemer 35% of meer arbeidsongeschikt is, start de WIA-uitkering. Bij minder dan 35% arbeidsongeschiktheid heeft de werknemer mogelijk recht op WW of een bijstandsuitkering.
- 93e week: inleveren re-integratieverslag
Hoe werkt een plan van aanpak?
-
Levend document
Allereerst is het een document dat wordt opgesteld door werkgever en werknemer samen. Als er een casemanager is aangewezen is het verstandig om deze te betrekken bij dit gesprek. Een plan van aanpak werkt pas echt als het een ‘levend’ document is. Het UWV heeft hiervoor een standaardformulier. Het is niet verplicht om dit formulier te gebruiken, maar waarom zou je deze niet gebruiken als het uiteindelijk ook het UWV is die dat gaat beoordelen?
-
Goed gesprek
Naar aanleiding van de probleemanalyse, die binnen 6 weken na de eerste ziektedag dient te zijn opgesteld door de bedrijfsarts, gaan werkgever en werknemer in gesprek voor het opstellen van het plan van aanpak. Het belangrijkste is het gesprek: luisteren, aandacht geven en gehoord voelen zijn belangrijke elementen van een plan van aanpak. Daarbij is het van belang om het nut en de noodzaak van het plan van aanpak in te zien. Ook is het belangrijk om de medewerker zijn rol in het re-integratieproces bewust te maken en hem te wijzen op zijn verplichtingen.
-
Duidelijke afspraken
Het komt vaak voor dat er in het plan van aanpak geen duidelijke afspraken worden gemaakt en dat de probleemanalyse van de bedrijfsarts er niet bij betrokken wordt.
In het plan van aanpak dienen afspraken te worden vastgelegd over de acties die ondernomen kunnen worden om de mogelijkheden tot werken te vergroten. Hierbij kun je denken aan behandeling, scholing (training/cursus) of interventies. Ook kan er naar de arbeidsinhoud worden gekeken, zoals het aanpassen van de werktijden en/of werkplek. Leg deze afspraken vast en evalueer dit met de werknemer.
Re-integratieverslag
Het plan van aanpak moet worden opgenomen in het re-integratieverslag. Zijn er wijzigingen? Dan leg je dit vast in het formulier bijstellen plan van aanpak. Zijn er geen veranderingen, dan is het alsnog verstandig om één keer in de 6 weken de voortgang te evalueren en dit te beschrijven op het formulier bijstellen plan van aanpak.
Wat is een no-riskpolis?
Voor sommige werknemers met een beperking, een ziekteverleden of een grote afstand tot de arbeidsmarkt geldt de no-riskpolis. Omdat de no-riskpolis een waardevol re-integratie-instrument is, loont het de moeite om te onderzoeken of je werknemers onder de beschermende werking van de no-riskpolis vallen. Wat zijn die voorwaarden precies? En hoe weet je of iemand aan de voorwaarden voldoet?
Dat lees je in dit artikel over de no-riskpolis.
Ziek uit dienst
Werknemers die arbeidsongeschikt raken hebben recht op loondoorbetaling bij ziekte. Waar heeft een langdurig zieke werknemer die eerder uit dienst gaat recht op, bijvoorbeeld na afloop van zijn tijdelijke dienstverband? Vanaf einde dienstverband heeft hij geen recht op loondoorbetaling bij ziekte meer, maar hij heeft vaak wel recht op een Ziektewetuitkering van UWV. Hoe zit dat precies?
Hoe ga je om met psychisch verzuim?
Steeds meer werkgevers krijgen te maken met werknemers met psychische klachten. Het aantal verzuimdagen naar aanleiding van psychisch verzuim neemt toe. Uit onderzoek van TNO uit 2022 blijkt zelfs dat 1 op de 4 werknemers tussen de 18 en 34 jaar kampt met burn-outklachten.
Veel ondernemers denken dat ze met psychisch verzuim heel anders moeten handelen dan met fysiek verzuim. Dus dat een burn-out een andere aanpak vergt dan bijvoorbeeld een gebroken been. Dit is echter niet het geval.
Verzuimverzekeringen
Heb ik een verzuimverzekering nodig?
Een werknemer die langdurig ziek is brengt een hoop regelwerk met zich mee én kan een behoorlijke kostenpost zijn. Voor grote werkgevers zijn de kosten voor een zieke werknemer vaak goed te dragen, maar kleinere werkgevers kunnen hierdoor in de financiële problemen komen.
Gelukkig kan een werkgever zich met een inkomensverzekering beschermen tegen de financiële risico’s bij langdurig ziekteverzuim. Een ziekteverzuimverzekering is de meest voorkomende vorm van een inkomensverzekering.
Zo’n 70% procent van de werkgevers met 25 of minder medewerkers heeft al een ziekteverzuimverzekering afgesloten. Ben jij benieuwd welke mogelijkheden er zijn als je te maken krijgt met een zieke werknemer? Je hebt keuze uit 4 verzekeringsopties, waarvan je in de tabel hieronder goed de voor- en nadelen kunt zien.
MKB Verzuim-ontzorgverzekering
De MKB Verzuim-ontzorgverzekering is een verzekering waarbij niet alleen de loondoorbetaling, maar ook de re-integratie wordt vergoed. Als een werknemer ziek wordt krijg je volledige ondersteuning bij de re-integratie en betaalt de verzekeraar het loon door.
Deze MKB verzuim-ontzorgverzekering kun je herkennen aan het volgende label:
Waarom is deze verzekering er gekomen?
De wettelijke verplichtingen en de financiële risico’s rondom ziekteverzuim, arbeidsongeschiktheid en re-integratie zijn voor veel MKB-ondernemers een zware last en vormen voor sommige bedrijven een belemmering om personeel aan te nemen. In samenwerking met onder andere MKB-Nederland is daarom een pakket aan maatregelen samengesteld om deze last te verminderen.
De MKB verzuim-ontzorgverzekering is daar een onderdeel van. Het ministerie van Sociale Zaken, MKB-Nederland en het Verbond van Verzekeraars hebben een convenant gesloten waarin de belangrijkste kenmerken van deze nieuwe verzekering zijn vastgelegd. De MKB verzuim-ontzorgverzekering biedt ondernemers meer duidelijkheid, minder financiële risico’s en meer deskundige ondersteuning bij alle dienstverlening rondom ziekteverzuim en re-integratie.
Hoe kun je overstappen op de MKB verzuim-ontzorgverzekering?
Heb je al een verzuimverzekering afgesloten? Dan kun je met een financieel adviseur in gesprek gaan of zelf de afweging maken of je wilt overstappen op de MKB Verzuim-ontzorgverzekering. Je kunt de MKB Verzuim-ontzorgverzekering ook rechtstreeks bij een aantal verzekeraars afsluiten. Als je wilt overstappen, houd er dan rekening mee dat veel verzekeraars werken met een aantal geselecteerde arbodienstverleners. Dit betekent dat je mogelijk je huidige contract moet opzeggen. Veel contracten hebben een opzegtermijn van drie maanden.
Wat is het verschil met een reguliere verzekering?
De MKB verzuim-ontzorgverzekering biedt meer inhoudelijke ondersteuning dan reguliere verzekeringsproducten, omdat de verzekeraar een casemanager aanstelt die de regie voert over het re-integratieproces. Zo helpt de casemanager bij het maken van het plan van aanpak voor re-integratie en regelt en begeleidt hij de interventies die de bedrijfsarts heeft voorgesteld. Bovendien hoef je je geen zorgen meer te maken over de loonsancties die het UWV zou kunnen opleggen, omdat de verzekeraar deze overneemt. Voorwaarde is dan wel dat je de adviezen van de bedrijfsarts en jouw casemanager nauwkeurig opvolgt.
Een veelgestelde vraag als het gaat om de MKB Verzuim-ontzorgverzekering (MKB VOV) is: ‘maar is deze verzekering niet veel duurder dan een reguliere verzuimverzekering?’. Het klopt dat een MKB VOV over het algemeen iets duurder is dan een reguliere verzuimverzekering, omdat er meer dienstverlening en garanties worden geboden. Toch valt dit prijsverschil in verhouding mee. Met deze case (detailhandel) laten we zien wat het verschil kan zijn.
Bedrijfsgegevens
- Sector: Detailhandel
- Loonsom: € 90.000,-
- Aantal werknemers: 3
- Gemiddelde leeftijd: 50 jaar
- Verzekeringsdekking: 95% loondoorbetaling in het 1e ziektejaar en 75% in het 2e ziektejaar (gemiddelde van de CAO-toezegging)
- Aantal werkdagen eigen risico: 30
| Reguliere Verzuimverzekering | MKB Verzuim Ontzorgverzekering | |
|---|---|---|
| Verzekering | € 6.435 | € 6.597 |
| Arbodienst | € 404 | € 474 |
| Totale kosten per jaar | € 6.839 | € 7.071 |
Bron: Meijers
Wie bieden de MKB verzuim-ontzorgverzekering aan?
De eisen die aan deze verzekering worden gesteld, zijn vastgelegd in een convenant tussen het ministerie van Sociale Zaken, MKB-Nederland en het Verbond van Verzekeraars. Verschillende verzekeraars bieden de MKB verzuim-ontzorgverzekering aan. Bij sommige verzekeraars is het mogelijk om de verzekering direct af te sluiten.
